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Cómo se realiza la migración a una centralita virtual
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Cómo se realiza la migración a una centralita virtual

Las centralitas virtuales son el sistema de telefonía más avanzado del que actualmente pueden disponer las empresas. Gracias a esta tecnología es posible controlar todas las líneas y números de teléfono al mismo tiempo que se aprovechan las ventajas que aporta el mundo digital. Las centralitas virtuales utilizan la telefonía IP, es decir, las conexiones telefónicas a través de Internet. Con la creciente transformación digital de las empresas, es normal que surjan dudas con respecto al proceso de migración a una centralita virtual.

Este proceso no es demasiado complicado y se hace especialmente sencillo si se cuenta con un servicio profesional de Telefonía VoIP. Por supuesto no todas las centralitas virtuales son iguales.  Incluyen diferentes prestaciones según las necesidades de la empresa y la capacidad de la empresa proveedora del servicio. Por lo general, es posible realizar la migración a una centralita virtual desde un sistema telefónico virtual en un período de tiempo corto y sin una alta inversión. Además, una vez instalado, este tipo de comunicación telefónica es mucho más económica por el ahorro que supone en tarifas de operadores telefónicos y las ventajas competitivas que ofrece.

Aspectos a tener en cuenta para realizar la migración a una centralita virtual

La prioridad a la hora de realizar una migración a una centralita virtual de la mejor manera es elegir a un proveedor de servicios que ayude durante todo el proceso y ofrezca un servicio de llave en mano. Algunos proveedores no incluyen dentro de sus servicios la configuración de la centralita, sino únicamente los equipos y la red necesaria. Los trabajadores de la empresa o el propio empresario no tienen porque realizar la configuración de una centralita virtual sobretodo si el sector IT no es su campo de especialización. Esto solo provocaría retrasos y errores en la forma en la que se aprovecha esta tecnología.

Hay muchos proveedores en el mercado y algunos abren y otros cierran. Será importante realizar el proceso de migración a una centralita virtual con el apoyo de una empresa consolidada en el sector que además esté especializada. Será crucial también estudiar el servicio de soporte y elegir proveedores de servicios con sede en España, lo que garantiza una menor latencia y una mayor disponibilidad y entendimiento entre el equipo técnico y el empresario.

Existen diferentes tipos de centralitas virtuales que se pueden contratar según las prioridades y la operativa de la empresa en cuestión. Será también responsabilidad del equipo especializado en transformación digital el decidir cuál es la mejor opción según las necesidades reales que tenga un determinado negocio. También, escoger el método con el que se optimice la interacción entre los propios trabajadores y también para con el cliente.

Una vez estando presentes todas estas recomendaciones, vamos a entrar de lleno en enumerar en qué consiste el proceso de migración a una centralita virtual desde un sistema telefónico tradicional.

Contratar un servicio de centralita virtual

El primer paso será ponerse en contacto con una empresa especializada en ofrecer servicios de telefonía VoIP para empresas. De esta forma podremos contar con un equipo de profesionales expertos que nos ayudarán en todo el proceso de manera externa.

Compra de los equipos necesarios

Dependiendo del tipo de centralita virtual que se pretenda implementar, será necesaria la adquisición de equipos de uno u otro tipo. Por lo general, será necesaria la compra te teléfonos que funcionen mediante IP y suelen incluir un completo menú lleno de funcionalidades, que por supuesto, será necesario configurar y adaptar a la empresa en cuestión.

Creación y configuración

Una vez establecidas las preferencias del empresario y hayan sido estas adaptadas al proceso de migración a una centralita virtual, se tendrá que realizar la creación del sistema según esas preferencias y la configuración del mismo. Con ello se consigue que el sistema de telefonía IP esté desde el primer momento disponible para un uso óptimo y que los trabajadores pueden utilizar todas las funcionalidades de manera intuitiva. Si es necesario se realizará por parte del profesional experto un proceso de formación para acompañar a los recursos humanos de la empresa en el proceso de adaptación hacia las nuevas tecnologías.

Fase de pruebas

Antes de utilizar la centralita virtual que hemos creado de manera profesional ante nuestro público, será necesario primero establecer un período de pruebas. En él se tendrán en cuenta posibles vulnerabilidades o simplemente aspectos que no se han implementado con anterioridad. Al fin y al cabo hasta que algo no se prueba no es que se descubren sus posibles limitaciones o carencias. También, con el uso y la experiencia es como se alcanza la completa adaptación y la plenitud en la forma en la que se utiliza cualquier herramienta, especialmente en este tipo de tecnologías que ofrecen grandes posibilidades de personalización y son muy escalables.

Realizar portabilidad de números de operadores tradicionales

Es bastante común que se quiera aprovechar la numeración ya existente en el sistema de telefonía tradicional cuando se realiza la migración a una centralita virtual. Los proveedores de servicios VoIP ofrecen esta posibilidad además de otras muchas funciones gracias a la numeración virtual.

Establecer desvíos y el embudo de llamadas

Con el objetivo de que todas las llamadas que se dirigen a la empresa entren por un mismo lugar y después sean redirigidas según otras condiciones. Estas pueden ser un desvío horario, un desvío por localización, según las necesidades de soporte, etcétera. El concepto de centralita virtual viene dado también porque será el núcleo de la atención telefónica profesional en la empresa. Por tanto, será la encargada de administrar toda la información relacionada con la comunicación y de automatizar estos procesos.

Conclusión sobre la migración a una centralita virtual

Con todos los pasos anteriores ya tendríamos listo el proceso de migración a una centralita virtual. A partir de este momento la empresa podrá seguir realizando sus tareas telefónicas con normalidad pero con un sistema adaptado a las nuevas tecnologías y a la transformación digital.

Como hemos comprobado, el papel de la empresa de servicios de Telefonía VoIP es muy importante en todo el proceso. Por ello, será muy importante dar con la empresa adecuada. En ITILCOM tenemos como objetivo ayudar al mayor número de negocios que podamos con su transformación digital. Nuestra preparación y nuestra experiencia nos avalan. No dudes en rellenar nuestro formulario de contacto y te daremos atención especializada.