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Correo Electrónico
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Correo Electrónico

Consejos y buenas prácticas para usar el correo electrónico

Cómo usar el correo electrónico es algo que en principio todos sabemos y que realizamos en nuestro día a día. Cualquier persona que utilice Internet hace uso de uno o varios email para completar registros o para recibir y enviar mensajes o archivos. En el ámbito empresarial, el uso de los correos electrónicos ha cambiado por completa la forma en la que nos comunicamos.

Cualquier profesional o empresa de razonable tamaño recibirá y tendrá que enviar una gran cantidad de emails cada día. Leer y contentar estos correos electrónicos es una tarea que lleva bastante tiempo. Son una pieza muy importante a la que se le dedica esfuerzo y que sirve de comunicación directa con los clientes y proveedores, o incluso entre trabajadores de la empresa. Merece la pena estudiar en profundidad no solamente las ventajas que ofrece usar el correo electrónico, sino también consejos sobre su utilización y las reglas de buen comportamiento que rigen de manera social en esta herramienta.

¿Cómo usar el correo electrónico con seguridad?

Usar el correo electrónico nos ofrece multitud de ventajas. Es un medio de comunicación instantáneo y que puede enviar y recibir información de manera universal. Es además privado y permite el intercambio de archivos. Para aprovechar al máximo todos estos beneficios y minimizar los riesgos es importante conocer los siguientes apartados. Además, puedes contactar con nosotros si necesitas ayuda profesional.

Uso de contraseñas

Aunque pueda parecer evidente, la manera más común de poner en peligro nuestros correos electrónicos es por el método de acceso. El email es a su vez la llave a cambiar los datos en la gran mayoría de plataformas que utilizamos. Por tanto la filtración o el robo de la contraseña puede ser el principio de un gran problema.
Nunca utilices la misma contraseña para dos correos electrónicos diferentes. Tampoco se debe utilizar la clave de acceso de tu email en ninguna otra plataforma. La contraseña debe por tanto ser única y debe estar compuesta por el mayor número de caracteres. Estos caracteres deben ser letras en minúscula y mayúscula y números. Evita símbolos porque pueden dar lugar a incompatibilidades. No utilices en ningún caso contraseñas que tengan que ver con tus datos personales, tus gustos o tus recuerdos.

Borrar el registro de actividad y acceso

La comodidad nos suele empujar a guardar nuestras contraseñas en el navegador para no tener que reescribirlas. Después con ese mismo navegador visitamos multitud de webs y muchas de ellas pueden no ser seguras. Sin darnos cuenta estamos dando facilidades para que se filtre nuestra información.
Para usar el correo electrónico con seguridad es importante realizar una serie de pasos cuando accedemos a él a través de un navegador:

  • Abrir una pestaña de incógnito.
  • Iniciar sesión sin guardar la contraseña.
  • Una vez terminada la tarea. Cerrar la sesión manualmente.
  • Borrar el historial y la caché.

Procedencia y ‘Phising’

Si no conoces la procedencia de un correo electrónico, realiza una pequeña investigación antes de interactuar con él. Haz una búsqueda de la información del emisor en Google. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico coincide perfectamente con la oficial. Si no es una fuente conocida, mueve sus mensajes a la carpeta de SPAM.

Cuídate mucho de la técnica del ‘Phising’. Este es un método bastante popular de estafas vía email mediante el cuál se envían correos electrónicos que emulan los de plataformas oficiales. De esta forma consiguen que les demos información privada como datos de acceso, personales, de cuentas bancarias o de otros correos electrónicos de nuestra propiedad. Para evitar este tipo de estafas fíjate muy bien en que el emisor del mensaje sea el correo. Ten en cuenta también que por lo general ninguna plataforma ni empresa te pedirá datos privados por correo electrónico.

¿Qué es la Netiqueta?

La ‘Netiqueta’ es como se llama a la serie de buenas prácticas y costumbres que deben llevarse a cabo y que son una lista de normas de buena conducta para las relaciones sociales a través de Internet. Cuando se hace uso de las tecnologías relacionadas con la información y la comunicación en muchas ocasiones vemos ‘trolls’ ‘haters’ y otras muchas formas de definir a las personas que no respetan ciertas normas de educación. A este respecto la ‘netiqueta’ no pretende poner limites a la libertad de expresión, sino establecer una especie de código de convivencia publicando unas reglas mínimas de educación y de buenas prácticas comunicativas para hacer que Internet sea un espacio más amigable y seguro.

Cabe destacar que la ‘netiqueta’ no es una obligación, ni una ley, ni se trata de una imposición. Es simplemente un ejemplo de unión colectiva en defensa de valores como el respecto y la optimización de los medios de comunicación que tenemos disponibles en Internet. Estos son los objetivos que persigue este movimiento impulsado por la propia comunidad:

  • El cuidado de la privacidad propia y la de los demás.
  • Crear un entorno de comunicación donde se pueda hacer uso de la libertad de expresión con respeto y educación.
  • Proteger a los usuarios de situaciones delictivas como el ciberacoso.
  • Permitir que los dispositivos informáticos estén libres de virus.
  • Denunciar las violaciones sobre los derechos de confidencialidad de los usuarios.

La netiqueta para usar el correo electrónico

Las reglas de comunicación que promueve la ‘netiqueta’ son de obligatorio cumplimiento para usar el correo electrónico de manera profesional. Esta serie de buenas prácticas incluyen recomendaciones como las siguientes:

  • Cuidar los modales y la entonación de los mensajes. Haciendo un correcto uso de las normas gramaticales para evitar la generación de mal entendidos. También siguiendo unos mensajes una estructura de saludo, mensaje, y despedida o agradecimiento.
  • Evitar las faltas de ortografía y la trasmisión escrita de variantes dialectales si no es estrictamente necesario.
  • Nunca discutir a través de correo electrónico. Si recibes algún mensaje hostil, tómalo con calma, responde siempre con educación y trata de solucionar el problema con la mayor templanza posible.
  • Respeto por los datos personales y la privacidad de los demás usuarios. Pide permiso antes de publicar información sobre tus amigos, familia, empleados o compañeros.

Aunque el uso de esta herramienta está completamente extendido, no es tan común que se estudien las buenas prácticas a la hora de utilizarlo. Tener conocimiento de los consejos y recomendaciones para usar el correo electrónico es tan importante como saber para qué sirve. La seguridad de nuestros datos e información es muy importante. El correo electrónico es una de las fuentes de vulnerabilidad más grandes que se puede tener si no se toman las medidas de protección adecuadas. En ITILCOM somos expertos en ofrecer servicios de tecnología para empresas. Si quieres saber más sobre como tener una actividad en la nube totalmente segura, no dudes en mandarnos un mensaje a través de nuestro formulario de contacto.