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El teletrabajo en las ‘PYME’. ¿Qué necesita tu empresa?
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El teletrabajo en las ‘PYME’. ¿Qué necesita tu empresa?

El teletrabajo en las pymes lleva años siendo una metodología laboral muy eficiente que ofrece muchas ventajas con respecto a las limitaciones propias de tener que acudir a una oficina física. Gracias a Internet podemos tener una oficina en la nube y gestionar desde allí todas las tareas. Cada vez son más las empresas que se unen a esta tendencia. Además, este año 2020 el teletrabajo en las pymes se ha tenido que integrar en muchos casos de una manera acelerada para evitar el freno de la productividad debido a la crisis sanitaria.

Debido a esta situación, son muchos los profesionales y empresarios que han tenido la necesidad de tomar información y prepararse para que una situación similar no les pille desprotegidos en el futuro. Hoy más que nunca es importante que tu negocio tenga presencia online si quieres que ninguna situación social lo pueda frenar. Por esto, es normal que surjan muchas dudas como, ¿Puedo instalar una oficina para el teletrabajo en una ‘PYME’? ¿Qué equipos o herramientas necesita una empresa para trabajar de forma remota? ¿Está mi empresa preparada para que mis trabajadores trabajen desde sus casas?

Con el objetivo de responder estas preguntas, ponemos a tu disposición este artículo en el que vamos a aclarar qué necesita una ‘PYME’ para adaptarse al teletrabajo y una serie de recomendaciones y de pasos a tener en cuenta para que el paso a tener una oficina en la nube sea lo más rápido, sencillo y económico posible.

¿Qué se necesita para implementar el teletrabajo en las ‘PYME’?

Para incluir la posibilidad del trabajo remoto en un negocio primero es importante realizar un estudio completo. De esta forma podremos organizar cuáles son los pasos a seguir y centrarnos en lo que la empresa realmente necesita. Así evitaremos gastos innecesarios al mismo tiempo que optimizaremos la rapidez y sencillez con la que la digitalización de nuestra oficina se lleva a cabo. Este estudio debería analizar los siguientes aspectos:

Análisis previo a la creación de una oficina para el teletrabajo en las ‘PYME’

  • Recursos IT. Para ver que necesitamos primero debemos saber de que disponemos. Será necesario hacer un inventario de todos los sistemas informáticos de la empresa para después poder ver cuáles nos resultan útiles y cuáles necesitaremos. Algunos de los equipos de la empresa puede ser insuficientes o requerir de una actualización. También, es posible que tengamos ya herramientas que necesitamos y que no están siendo correctamente aprovechadas.
  • Estructura del proyecto. En este siguiente paso del análisis hay que definir la estructura jerárquica que tendrá la empresa una vez que el trabajo remoto sea implementado. Hay que tener en cuenta que cuando no hay presencia física se requiere de una mayor organización y de un reparto de tareas más claro por parte de los trabajadores. Esto permite optimizar la productividad y no repetir carga laboral de manera innecesaria.
  • Modelo de pruebas. Si es posible, se realizará un simulacro de cómo funcionaría la empresa una vez se haya implementado el trabajo remoto. De esta forma se pueden poner soluciones a los posibles errores y ver que sobra y que falta. Es una manera de poner en práctica el teletrabajo y ver si realmente es viable en la empresa.

Para ayudarnos en la planificación e implementación del teletrabajo en la empresa, lo ideal es contratar un servicio externo de asesoría IT. Gracias a esto tendremos una visión objetivo de parte de un profesional especializado sin que ello suponga un alto coste económico.

Herramientas necesarias para el teletrabajo en las ‘PYME’

Una vez hemos estudiado la viabilidad del proyecto de implementación del teletrabajo en la empresa, llega el momento de llevarlo a cabo. Para ello necesitaremos de una serie de herramientas que serán necesarias para hacer realidad la posibilidad de que los trabajadores realicen sus tareas de forma remota. Muchas de ellas son ya muy populares y utilizadas en nuestro día a día corriente. No obstante, daremos la explicación de porque son necesarias desde un punto de vista empresarial.

Servicios de mensajería instantánea

El equipo de trabajo debe poder comunicarse en tiempo real de una manera cómoda. Se debe además disponer de una aplicación de correo electrónico y todos los medios de comunicación adicionales a través de texto y voz que se consideren necesarios.

Aplicación de videoconferencias

Para realizar reuniones sin la necesidad de presenciarse físicamente en la oficina se necesita de un software que permita videollamadas en grupo. Hay muchas alternativas en el mercado que ofrecen distintas características.

Plataforma de tareas

Se debe disponer también de un lugar de trabajo donde los profesionales puedan actualizar sus tareas en tiempo real y estas puedan ser vistas por el resto del equipo. Esto evita problemas de repetición de trabajo al mismo tiempo que garantiza un trabajo en equipo eficaz como si los trabajadores estuvieran presencialmente en la oficina.

Conexión VPN

Una red privada virtual es la tecnología más innovadora en cuanto a la creación de redes. Permite sustituir la infraestructura tradicional por versiones virtuales que funcionan a través de Internet. Se pueden conectar de una manera mucho más cómoda los diferentes sectores de la oficina o entre distintas oficina localizadas en distintos lugares geográficos. Aprovecha los certificados digitales y la encriptación para evitar ataques que puedan suponer pérdidas o robo de información.

Copias de seguridad en la nube

Las copias de seguridad a través de la tecnología ‘cloud’ no solamente son necesarias para el teletrabajo sino para la protección en general de la información de cualquier empresa. Esta nueva forma de almacenar archivos nos ofrece una total disponibilidad al mismo tiempo que ofrece muchas otras ventajas.

Centralita virtual

Es la manera más profesional de gestionar la atención telefónica de una empresa en la actualidad. Solo se requiere de una conexión a Internet y de un dispositivo compatible (ya sea un teléfono IP o un ordenador). Permite el acceso a multitud de herramientas al mismo tiempo que supone un importante ahorro en la factura telefónica.

Todas las herramientas necesarias para implementar el teletrabajo en las pymes se pueden contratar de manera económica a través de servicios IT externos especializados. En ITILCOM tenemos como objetivo ayudar al máximo número de empresas posible a realizar su transformación digital. Rellena nuestro formulario de contacto y te daremos atención personalizada.