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Foto de un escritorio en casa para teletrabajo
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Herramientas para el teletrabajo en la empresa

Si te estás preguntando cuáles serían las herramientas para el teletrabajo necesarias en una empresa has llegado al lugar adecuado. Aunque la posibilidad de trabajar a distancia de forma telemática tiene su origen hace décadas, la situación actual en este 2020 con la crisis del coronavirus ha empujado a muchas empresas a tener que adaptarse al teletrabajo prácticamente de un día para otro.

El teletrabajo es ya por tanto no solo una opción, sino una necesidad para todas aquellas empresas que quieran mantenerse a flote independientemente de la situación sanitaria o política. Vivimos en un mundo globalizado. Gracias a Internet podemos tener negocios que no necesiten de sedes físicas. Tenemos a nuestra disposición multitud de herramientas para el teletrabajo que nos permitirán realizar una correcta organización y comunicación entre los empresarios y los empleados.

¿Cómo organizar mi empresa para el teletrabajo?

Para que una empresa pueda funcionar correctamente de forma telemática, necesita de herramientas para el teletrabajo que nos ayuden a coordinarnos. El teletrabajo no es trabajar de forma independiente. Es muy importante que los trabajadores sepan exactamente cuál es su función y que tengan medios donde consultar y actualizar el proceso de realización de sus tareas. Para ello haremos uso de multitud de herramientas para el teletrabajo que están pensadas con este fin. con ellas podremos realizar videoconferencias, organizar las tareas y responsabilidades y medir la productividad, entre otras cosas.

Herramientas para realizar videoconferencias

Para poder contactar a tiempo real y de forma grupal, es necesario el uso de servicios de videoconferencia. Existen multitud de alternativas en el mercado. Aunque todas comparten una determinada finalidad, tienen características diferentes.

Hangouts. Se trata de una herramienta de Google que permite compartir tanto mensajes de texto, como llamadas de voz. También permite la realización de videoconferencias, pero tiene una limitación importante. Solo puede haber un máximo de 10 personas emitiendo de forma simultánea. Para empresas con muy pocos trabajadores puede ser una opción aceptable teniendo en cuenta que es gratuita.

Microsoft Teams. Es una herramienta para el teletrabajo muy potente proporcionada por el gigante Microsoft. Permite la creación de hasta 200 canales en los que pueden participar hasta 5000 miembros. Con la finalidad de promover el teletrabajo, este proveedor ha lanzado una promoción para la utilización de su plataforma de forma gratuita durante 6 meses.

Jitsi. Se trata de una aplicación de videoconferencia y de mensajería instantánea de código abierto. Esta distribuida bajo la licencia Apache por lo que es gratuita. Cuenta con multitud de opciones interesantes entre las que destacan la posibilidad de crear un servidor privado. Contacta con nosotros para que podamos ayudarte con la gestión e instalación de una centralita virtual propia para tu empresa.

Herramientas para la organización y el reparto de tareas

Además de las herramientas que nos permiten establecer comunicación entre el personal de la empresa, debemos hacer uso de otras herramientas para el teletrabajo que nos faciliten el reparto de tareas y dónde los trabajadores puedan consultar sus funciones. no siempre tendremos tiempo para realizar reuniones, es por eso que es fundamental disponer de una plataforma donde el líder del proyecto pueda asignar el trabajo y responder dudas de forma ágil y mediante texto.

Discord. Es una plataforma muy popular que permite la creación de grupos de chats. Aunque en principio era muy utilizada por aficionados a los videojuegos, poco a poco ha ido yendo hacia un terreno más profesional gracias a su popularidad y su facilidad de uso.

Basecamp. Esta herramienta para el teletrabajo es muy interesante porque permite disponer de un tablero de tareas. En él se puede consultar las acciones que se han de realizar según un calendario. Cuenta también con aplicación de mensajería y de asignación de tareas así como la posibilidad de compartir archivos.

Trello. Esta herramienta es muy intuitiva puesto que funciona mediante tarjetas. Es muy útil para organizar las tareas y repartir el trabajo entre los empleados. Dispone de un tablero mediante el cuál los trabajadores pueden ver cuáles son las funciones que deben realizar.

Herramientas para medir la productividad

Medir la productividad tanto de los trabajadores como de la empresa es muy importante para alcanzar objetivos. Para ello disponemos de muchas herramientas entre las que destacan:

Teamleader. Orientado a gestión de proyectos así como a tareas de soporte. Permite la optimización del CRM así como la contabilización de otros datos como la facturación.

TimeDoctor. Una herramienta enfocada a medir la productividad de nuestros empleados. Permite la creación de informes sobre el tiempo que se tarda en conseguir los objetivos con el fin de mejorarlos en el futuro.

Focusmate. Esta herramienta es muy útil para optimizar la manera en la que se reparte y se realiza el trabajo. Su función es la de detectar y después eliminar aquellos problemas que causan retraso en el proceso de producción.

Pocket. Nos permite almacenar aquellos enlaces de interés que nos pueden resultar de utilidad en nuestro trabajo para consultarlos cuando sea necesario. Se pueden organizar mediante etiquetas con el fin de tener bien catalogadas las fuentes de información.

Herramientas para compartir archivos en la nube

Para aumentar la disponibilidad de los archivos importantes para nuestros proyectos así como establecer una plataforma que permita la edición en vivo necesitamos hacer uso de los servicios de alojamiento en la nube. Los más utilizados son los siguientes:

Dropbox. Es un servicio de alojamiento en la nube que permite compartir archivos y realizar copias de seguridad de los mismos. Permite la sincronización simultánea de archivos a través de Internet para todas aquellas personas que tienen acceso a las carpetas. Cuenta además con una aplicación de escritorio mediante la cuál podemos tener en nuestro sistema una carpeta que se autosincronice con los archivos que compartimos en la red. Es muy utilizada tanto en el ámbito profesional como en el personal.

Google Drive. Es una plataforma en la nube que permite compartir archivos entre usuarios. Entre las ventajas que ofrece se encuentra principalmente que puedes acceder a ella con una cuenta de Google. Además, permite la edición de forma simultánea de archivos de texto o presentaciones entre otros, lo cuál es extremadamente útil para el trabajo en equipo. Su popularidad va en aumento gracias a que está teniendo mucho éxito tanto en el terreno profesional como en el estudiantil por su capacidad para facilitar la realización de trabajos conjuntos en la red.

Via: ITILCOM Iberia S.L