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La adopción del teletrabajo en la crisis de 2020
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La adopción del teletrabajo en la crisis de 2020

Cuando se produce en una empresa la adopción del teletrabajo de una manera estratégica y organizada, otorga una gran cantidad de beneficios para la empresa. Cuando, por el contrario, se tiene que optar por el trabajo como una vía de emergencia, surgen muchos problemas. La crisis de 2020, que ha sido primero sanitaria y después, por relación directa, financiera, ha puesto en evidencia todos los problemas que tienen los empresarios y trabajadores para adaptar sus relaciones laborales a la transformación digital si no se hace de la manera correcta.

Debido a una situación de adopción precipitada, hemos visto como las empresas se han visto obligadas a actualizarse tecnológicamente sin estar preparadas. La conciliación laboral con las responsabilidades familiares también se han visto muy afectadas. Es difícil poder ser productivos trabajando desde casa cuando, por ejemplo, se tienen niños. Además, las empresas y los empleados han hecho uso de las herramientas que han tenido a mano sin poder organizarse debidamente. Teniendo en cuenta que esta situación aún no ha terminado, y que nuevas medidas de confinamiento pueden ser aplicadas pronto, es prioridad de cualquier empresa contar con un servicio de asesoramiento tecnológico.

Hay que tener en cuenta además, que España se encuentra en una época, en la que el Gobierno (opiniones ideológicas aparte) está realizando multitud de cambios en materia laboral. Algunos de esos cambios tienen relación directamente con el trabajo remoto.

Problemas por la adopción del teletrabajo de manera precipitada

El conjunto de tecnologías que permiten la creación de plataformas online para las empresas llevan ya bastante años en el mercado. Lógicamente la potencia de las misma se va actualizando y cada vez ofrecen mejores condiciones. Por tanto el problema principal que han tenido las empresas de España para la transformación digital no es que no existan los medios suficientes, sino que el cambio se ha realizado de una manera precipitada por las circunstancias y sin ningún tipo de planificación previa en la mayoría de los casos.

Durante muchos años ha habido un colectivo en el ámbito empresarial que se ha negado a reconocer las ventajas que ofrece tener una oficina en la nube para el teletrabajo. Este colectivo ha sido el principal perjudicado cuando han tenido que adaptarse al trabajo online de manera precipitada obligados por la situación. Esto ha demostrado que para ser empresario hay que tener una visión progresista y estar siempre abierto a la implementación de nuevas tecnologías. Sobretodo cuando ofrecen una gran cantidad de ventajas en cuanto a flexibilidad laboral y aumento de la productividad así como de la seguridad. Una oficina en la nube garantiza que la empresa pueda estar operativa siempre aunque la situación social no lo permita.

Situaciones negativas comunes por la adopción del teletrabajo sin planificación

Como decimos, durante este año se han podido ver de manera evidente multitud de problemas para las empresas por la falta de conocimientos y estrategia. La búsqueda de soluciones rápidas ha hecho cometer muchos errores a los empresarios. Podemos destacar los siguientes:

Uso remoto de servidores

Ante la imposibilidad de ir físicamente a la oficina por parte de los trabajadores, para la adopción del teletrabajo se han tenido que hacer conexiones desde Internet a los servidores de la empresa. Para trabajar de esta manera es necesario contar con las medidas de seguridad adecuadas. Contar con un servidor privado y un sistema de autentificación mediante encriptación o certificados digitales es actualmente muy accesible. De esta forma se evita que al trabajar por Internet y al acceder a los archivos necesarios se ponga en peligro la información.

Servicios de almacenamiento externos

Para compartir archivos y poder trabajar de forma telemática, se ha hecho uso de las herramientas disponibles en el mercado. Este tipo de aplicaciones son muy útiles para un uso personal, pero en el ámbito profesional y empresarial la cosa cambia.

Al ser plataformas de terceros, nosotros no tenemos realmente el control de la información que subimos a Internet. La protección de datos se ve seriamente perjudicada cuando subimos archivos que contengan información sensible a plataformas como Dropbox o Google Drive. Para solucionarlo, se hace necesario que la empresa cuente con su propio servidor privado en la nube, donde pueda almacenar toda la información de manera centralizada y sin riesgos.

Uso de software no profesional

La necesidad de realizar videoconferencias así como la de compartir y almacenar archivos por parte de los empleados ha recaído principalmente en aquellas aplicaciones que conocemos de manera personal. El ámbito empresarial ofrece soluciones mucho más optimizadas que se deben tener en cuenta. Las aplicaciones que usamos en nuestro día a día como Skype o WhatsApp pueden sacarnos de un apuro, pero no cuentan con las características de usabilidad ni de seguridad requeridas por un entorno de trabajo profesional.

La descentralización de los archivos

Por seguridad, lo que debe estar descentralizado son los servidores, no los archivos. Esta afirmación requiere una explicación. De manera tradicional hemos guardado nuestros archivos para protegerlos en distintos dispositivos o plataformas. De esta forma se evita que un error o una avería pueda suponer la pérdida total de la información. Sin embargo, esto tiene un problema fundamental el que han caído la mayoría de empresas que han tenido que realizar la adopción al teletrabajo de manera precipitada. Nos estamos refiriendo concretamente a que cuanto más repartida esté esa información, menos control tendremos sobre ella y su protección.

Para solucionar este problema en el que los trabajadores usen diferentes plataformas o dispositivos que puedan no ser seguros, además de la lentitud que supone tener que acceder a la información desde diferentes sitios, tenemos la solución, de nuevo, de las oficinas en la nube.

Gracias a esta tecnología la información puede estar centralizada en un mismo lugar. Será por tanto en esta plataforma donde se podrán a disposición de los trabajadores todas las herramientas que necesitan. Además, será el lugar donde se almacenará toda la información. La descentralización en este tipo de servicios se realiza directamente en la manera en la que se almacena el servidor, gracias a la tecnología cloud.

Por tanto, con esto queda aclarado como lo importante no es descentralizar los archivos, sino que es el propio servidor el que debe estar descentralizado. De esta forma puede estar bien protegido y ser siempre accesible. En ITILCOM tenemos como objetivo ayudar al mayor número de empresas posible con su transformación digital, por lo que no dudes en contactar con nosotros si necesitas atención personalizada para tu empresa.