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Qué son las centralitas virtuales. Ventajas y características
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Qué son las centralitas virtuales. Ventajas y características

En la actual era digital, disponemos de multitud de medios con los que comunicarnos de manera profesional. El contacto con nuestros proveedores y clientes es más sencillo que nunca gracias a la gran cantidad de herramientas que están disponibles en el mercado. Si embargo, el teléfono sigue siendo una de las opciones preferidas por los clientes cuando necesitan atención personalizada. Por ello, el apartado telefónico de la empresa también necesita una renovación. Las centralitas virtuales ofrecen un lavado de cara a las centralitas físicas tradicionales que sirve para dar un paso más allá. Permiten, por tanto, que las empresas actualicen la manera en la que realizan su atención telefónica al mismo tiempo que añaden un gran número de funcionalidades de gran utilidad.

Las centralitas virtuales ofrecen un enorme abanico de posibilidades y no suponen un coste elevado para la empresa. Los servicios de telefonía VoIP permiten un importe ahorro en cuanto a la factura telefónica por lo que su adquisición e implementación se amortiza en un corto período de tiempo. En este artículo vamos a analizar todo lo que necesitas saber sobre las centralitas virtuales, que aprovechan la tecnología de los servicios de voz por IP pero de una manera más avanzada.

¿Qué son las centralitas virtuales y cómo ayudan a tu empresa?

Definimos como centralitas virtuales a aquellos sistemas de comunicación informáticos que utilizan los servicios de Telefonía VoIP para crear una plataforma completa en la que se puede gestionar todo lo relacionado con la comunicación telefónica de la empresa. El empresario y los trabajadores podrán gestionar las llamadas entrantes y salientes desde esta centralita que ofrece distintas herramientas que analizaremos a continuación en este mismo artículo. Además, permite la realización de análisis de los datos relacionados a las llamadas telefónicas así como la conexión entre distintas oficinas facilitando el teletrabajo y la comunicación con los clientes independientemente de la situación geográfica.

¿Cómo funcionan las centralitas virtuales?

Cuando la empresa dispone de una centralita virtual, esta tiene la función de servir como gestor de la comunicación telefónica. Permite disponer de todas las ventajas propias de los sistemas telefónicos tradicionales al mismo tiempo que añade un plus de profesionalidad. Una centralita virtual es además muy versátil, puesto que se puede conectar tanto a un sistema de telefonía VoIP como a otras líneas telefónicas tradicionales. Algunas de las herramientas que ofrece la implementación de una centralita virtual en la oficina son las siguientes:

  • Conserva la imagen profesional de la empresa y la numeración del teléfono tradicional.
  • Permite realizar desvío de llamadas a teléfonos fijos y móviles.
  • Permite la integración de música para las llamadas en espera o de mensajes de bienvenida.
  • Gestiona las llamadas en colas de espera de los usuarios mientras son asignadas a un operador.
  • Crea números virtuales para dar la sensación de cercanía a clientes de cualquier ciudad e incluso de otros países.
  • Dispone de un menú sencillo e intuitivo para una configuración personalizada.
  • Ofrece estadísticas sobre las llamadas registradas para poder analizar la comunicación con los clientes.
  • Se puede conectar a otros teléfonos y a sistemas de comunicación tradicionales.

Gracias a las empresas que ofrecen servicios de creación de centralitas virtuales todas estas herramientas están al alcance de ‘PYMEs’ y no solo de las grandes empresas. Al tratarse de un servicio en la nube se puede contratar desde una cómoda cuota mensual sin necesidad de invertir en infraestructura.

Los beneficios de una centralita virtual

Las distintas herramientas que ofrecen las centralitas virtuales ya son ventajas competitivas notables frente a la telefonía tradicional. No obstante, merece la pena comentar por separado las ventajas más importantes que ofrece este tipo de sistemas informáticos especializados en la comunicación empresarial.

En primer lugar, el beneficio más importante, es que no se necesita de una centralita física para disponer de una centralita virtual. Por tanto, se realiza un importante ahorro tanto en equipos como en la instalación y el mantenimiento de los mismos. Esto es posible gracias a la innovadora tecnología detrás de los servicios de computación en la nube.

Por otra parte, ofrece una mayor movilidad gracias a la utilización de Internet. Con una centralita virtual es posible responder a las llamadas de los clientes aunque no te encuentres en la oficina. Ellos podrán llamar al número de la empresa con normalidad y tú podrás decidir donde quieres recibir esa llamada según el horario o el lugar donde te encuentres. Por supuesto también se pueden desviar las llamadas a móviles por lo que la atención telefónica está garantizada a cualquier hora y desde cualquier parte.

También es importante destacar como una de las principales ventajas de las centralitas virtuales, el hecho de que al funcionar a través de Internet, permiten la integración de una manera sencilla con sistemas de CRM. Gracias a ello se puede también sincronizar con aplicaciones de mensajería instantánea. Es decir ofrece conexión telefónica tanto con sistemas tradicionales como con los sistemas de comunicación más modernos, por lo que se trata de un complemento necesario y muy completo.

¿Qué necesitas para disponer de una centralita virtual en tu empresa?

La instalación de centralitas virtuales en cualquier oficina es muy sencilla y solo necesita de dos ingredientes principales. El primero de ellos sería, lógicamente, una conexión a Internet. Con la velocidad que hoy en día ofrecen los distintos operadores en ADSL o Fibra hay más que suficiente para una conexión óptima. El segundo elemento importante sería un dispositivo. Normalmente se utilizan teléfonos IP, que ya vienen preparados para soportar todas las funcionalidades. También es posible instalar algún software en un ordenador para simular este tipo de dispositivos y realizar todas las tareas así como gestionar las llamadas desde el propio computador.

Realizar el proceso de implementación de una centralita virtual es también muy sencillo. Solamente necesitaremos contratar los servicios de un operador especializado en telefonía IP. Después, se realizará el proceso de configuración, algo que también se puede hacer de manera muy rápida y sencilla si se cuenta con la ayuda de un profesional experto. En ITILCOM tenemos como objetivo ayudar al mayor número de empresas posible en su transformación digital, por lo que no dudes en contactar con nosotros si necesitas atención personalizada.