Blog ITILCOM

Todo sobre telefonía para empresas en 2020
telefonía

Todo sobre telefonía para empresas en 2020

Debido la repentina necesidad que las empresas han tenido este año para adaptarse al teletrabajo, la telefonía está jugando un papel todavía más importante de lo que ya siempre ha sido.  Tanto cuando se crean nuevas empresas o se producen la transformación digital de las mismas, la elección de un correcto sistema de telefonía para empresas es clave. Puesto que estas tecnologías no dejan de crecer, cada vez hay más alternativas y por tanto merece la pena dar un repaso general sobre todas las oportunidades que nos ofrece el mercado para instalar un servicio de atención telefónica profesional.

La atención al cliente es fundamental para la supervivencia y crecimiento de cualquier negocio. Aunque hay otros muchos métodos de comunicación muy populares, el teléfono sigue siendo la opción principal para todas aquellas personas que necesitan una atención personalizada de manera rápida y eficaz. Por todo lo anterior la telefonía para empresas es imprescindible, pero afortunadamente existe un amplio abanico sobre el que podemos elegir y con el que podemos optimizar este recurso adaptándolo a las necesidades reales de la empresa.

Telefonía para empresas adapta a las necesidades reales

La elección de un sistema de telefonía para empresas tendrá que adaptarse al presupuesto y los recursos de los que disponga el negocio. Esta es el primer aspecto que hay que tener en cuenta. Las nuevas tecnologías que existen en el mercado permiten a empresas de cualquier tamaño contratar servicios de telefonía a bajo coste. Estos estarán adaptados al número de trabajadores y podrán ir siendo mejorados a medida que la empresa escala puestos frente a sus competencia. Para ello no será necesario realizar grandes cambios en infraestructura si se elige la tecnología adecuada.

¿Cómo saber que sistema de telefonía necesita mi empresa?

Antes de analizar que alternativas nos ofrece el mercado, vamos a dar un repaso a qué se debe tener en cuenta cuando se va a elegir un sistema de telefonía empresarial.

  • La cantidad de llamadas emitidas y recibidas. Estudiar el volumen de llamadas que tiene el negocio es el primer paso para ver cuál es la mejor opción de telefonía para empresas. En función de este análisis podremos saber ni necesitamos una centralita virtual completa, o si por el contrario, la empresa puede ofrecer una servicio completo con un sistema algo más limitado.
  • La numeración. Existen distintas líneas telefónicas, lo que de manera común llamamos prefijos. Un prefijo 900, por ejemplo, indica un coste de llamada inexistente para la persona que realiza la llamada. Según el tipo de servicio que ofrezcamos puede que sea obligatorio ofrecer un número de atención telefónica gratuito. Para el resto de casos, se debe tener en cuenta si nuestro negocio quiere tener disponibles para sus clientes líneas con prefijos locales. También, si necesita de algún tipo de numeración virtual para mejorar la experiencia del usuario.
  • Las prestaciones. Los diferentes tipos de líneas telefónicas y dispositivos ofrecen diferentes características y herramientas. A la hora de elegir uno de ellos primero hay que estudiar cuales son las necesidades reales de la empresa. De esta forma, cuando veamos las posibilidades que tenemos, será más sencillo elegir la que más se adapte a la solución que estamos buscando.

Tecnologías de telefonía para empresas

En la actualidad tenemos a nuestro alcance principalmente tres tipos de tecnología que podemos utilizar para nuestros sistemas de telefonía en la empresa. Lo realmente interesante de todas estas alternativas es que son combinables entre si. De esta forma podemos aprovechar al máximo sus ventajas sin tener que renunciar a ciertas características. A este respecto, la contratación de un asesor experto en el sector IT será vital para poder gestionar de la mejor manera tanto la elección, como la posible combinación e instalación de los distintos elementos que conformarán el sistema.

Sistemas analógicos

Se trata del sistema de comunicación telefónica más tradicional. Funcionan a través de redes RTC ( Red de Telefonía Conmutada). Actualmente permiten la transferencia de datos a través de Internet o Fax, aunque están pensadas principalmente para la transmisión de voz.

Entre sus principales características se encuentra el hecho de que solo admite una señal de comunicación de manera simultánea por cada línea contratada. Es por esto que a nivel empresarial, cada vez son menos usadas. Existen alternativas mucho más modernas y optimizadas que vamos a analizar a continuación.

Sistemas de línea digital

Son aquellos sistemas de comunicación que tratan la información a trasmitir de manera digital. Utilizan para ello las líneas telefónicas tradicionales. Se realiza por tanto una conversión de la señal analógica en digital para poder transferirla con mayor rapidez y seguridad. Además, permite que los datos y la voz viajen a la vez, por lo que es mucho más recomendable y utilizada en el ámbito empresarial.

Centralitas VoIP

Son también sistemas digitales pero que están más avanzados porque utilizan la tecnología de computación en la nube. Permiten la creación de una completa centralita virtual en la que con muy poca infraestructura se podrá tener acceso a todas las herramientas necesarias. Los número de teléfono pueden ser virtuales y se almacenan en la nube. Esta tecnología nos permite disponer de tantos números como necesitemos y adaptar los prefijos a nuestras necesidades geográficas. De esta forma conseguimos establecer siempre una relación de cercanía con el cliente. Además, le damos la facilidad de que contacte con nosotros a un número de su misma localidad, entre otras muchas funciones.

Tipos de dispositivos de telefonía IP para empresas

Por último, una vez analizadas las necesidades y elegido un tipo de línea, lo siguiente sería elegir los dispositivos a utilizar. Existen también una amplia gama de teléfonos IP sobre los que podemos elegir y combinar características. Los principales son los siguientes:

  • Teléfonos fijos. Pueden ser o los teléfonos analógicos de toda la vida, o una versión digital más moderna que ofrece características adicionales. Las más comunes suelen ser la incorporación de una pantalla para videoconferencias, además de una mejor calidad de sonido y la posibilidad de mantener varias llamadas activas de manera simultánea.
  • Inalámbricos. Su principal ventaja es su movilidad. Pueden compartir características con los teléfonos fijos o ser más limitados siendo también más baratos.
  • Se trata de la instalación de un software de telefonía que nos permita realizar y recibir llamadas directamente desde nuestro ordenador. Para interactuar necesitaremos un micrófono, y unos auriculares o altavoces como recursos mínimos.

Como has podido comprobar, el mundo de la telefonía empresarial es bastante amplio y puede generar bastantes dudas. Si quieres saber más sobre cómo instalar un sistema de telefonía para tu empresa, no dudes en contactar con nosotros.