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Videoconferencias. Ventajas, métodos y seguridad
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Videoconferencias. Ventajas, métodos y seguridad

¿Qué entendemos por videoconferencias en el ámbito empresarial? ¿Qué plataformas podemos usar para realizar videollamadas? ¿Cuáles son las medidas de seguridad que podemos tomar para las videoconferencias en nuestra empresa? Aunque en la actualidad prácticamente todos hemos realizado alguna videoconferencia con familiares o amigos, es bastante distinto este concepto en el ámbito social que en el ámbito profesional. En la empresa el tema de la creación de una oficina virtual y la realización del teletrabajo van estrechamente ligados con la necesidad de realizar reuniones de forma telemática. Estas reuniones deben hacerse utilizando las mejores plataformas para ello y con todas las medidas de seguridad pertinentes.

¿Qué son las videoconferencias?

Se puede definir una videoconferencia como la conexión entre dos o más personas por medios audiovisuales y mediante vías telemáticas. Esta conexión debe ser en directo y con la menor latencia posible. Para poder llevar a cabo videoconferencias en una empresa o negocio, por ejemplo cuando realizamos reuniones online o cuando hablamos con algún cliente, se debe hacer uso de la más innovadora tecnología garantizando así poder aprovechar todas sus ventajas. La creación de una oficina virtual y la realización de sesiones de comunicación virtuales aumentan notablemente el aprovechamiento de una serie de factores.

Ventajas de las videoconferencias

  • Ahorro de tiempo y dinero: La realización de videoconferencias permite una comunicación completa entre miembros que se encuentren en distintos lugares. Esto facilita que se pueda realizar una rápida gestión de la toma de decisiones y del reparto de tareas. Además, permite también que se puedan ahorrar los gastos relacionados con aquellos viajes de empresa que no sean estrictamente necesarios porque por sus características requieran de la presencia física del interesado.
  • Facilidad de uso: Las herramientas utilizadas para la realización de videoconferencias tienen una alta usabilidad. La interacción con estas se realiza de forma muy intuitiva. Aunque necesitaremos la ayuda de profesionales que pongan en nuestra mano una plataforma adecuada para el teletrabajo, una vez esté en nuestra mano podremos hacer uso de todas sus funcionalidades de manera muy sencilla. En ITILCOM somos expertos en proporcionar a las empresas una oficina en la nube segura, rápida y accesible para cualquier negocio o empresa.
  • Adaptación del espacio de trabajo: Las oficinas virtuales y la realización de conferencias permiten que aumente la escalabilidad de la empresa. El número de profesionales involucrados en el acto de comunicación así como los clientes que puedan participar no suponen un problema si utilizamos las herramientas adecuadas. Gracias al teletrabajo y al uso de estos medios de comunicación podemos hacer crecer nuestra empresa sin preocuparnos del espacio físico de un local, sala u oficina.
  • Fluidez y disponibilidad: Gracias a la eliminación de la necesidad de presenciarse físicamente, aumentamos de forma notable la disponibilidad de las personas que deben participar en el acto de comunicación audiovisual. La realización de videoconferencias permite una conciliación de horarios más efectiva así como establecer una relación de comunicación con nuestros empleados y clientes más fluida y de forma urgente en caso de ser necesario.

Métodos para realizar videoconferencias

La realización de videconferencias se realiza principalmente de dos maneras. En primer lugar tenemos las llamadas videollamadas punto a punto, en segundo lugar tenemos las videollamadas multipunto.
Las punto a punto son las más sencillas. Se trata de aquella forma de comunicación mediante audio y vídeo de forma telemática cuyo uso está limitado a dos usuarios. Ambos deben utilizar las herramientas adecuadas que les permitan establecer una conexión segura de transmisión de audio, vídeo y transferencia de archivos.
Por otra parte, las videollamadas multipunto son las verdaderas videoconferencias porque involucran a más de dos participantes. Existen además varios tipos según como establecemos los parámetros de conexión y las características del comunicador y de los oyentes.

Videoconferencias simétricas

Las videoconferencias multipunto que se realizan de forma simétrica son las más comunes. Son las que utilizamos cuando conectamos con amigos y familiares, pero también son muy empleadas en el ámbito empresarial de las pequeñas empresas por su comodidad y sencillez. Prácticamente cualquier aplicación especializada permite realizar videoconferencias simétricas sin realizar tareas de configuración. Se trata de las videollamadas donde todos los usuarios se conectan a un servidor de confianza que hace de conector y donde todos ellos tienen los mismos privilegios.

Videoconferencias por roles

Dentro de este tipo se incluyen dos niveles de usuarios; los activos y los pasivos. En la práctica esto se gestiona mediante la concesión de permisos de orador. El creador de la videoconferencia puede dar la palabra a otros participantes y también limitar estos derechos.

Aulas virtuales

Se trata de las videoconferencias para la realización de clases por Internet. También pueden tener otros usos en el ámbito empresarial. La característica principal de este tipo de videollamadas multipunto consiste en que existe un emisor principal al que los demás usuarios pueden ver. Este emisor principal puede ver y escuchar a los demás participantes, sin embargo, los otros participantes solo pueden ver y escuchar al orador principal. No es posible que se escuchen entre ellos, ya que se esto ocurriera, estaríamos ante alguno de los tipos de videoconferencias anteriores.

Transmisiones

Las transmisiones son también bastante conocidas y sencillas de entender gracias al uso que se suele hacer de este concepto en los medios de comunicación. Se trata de aquellas videoconferencias donde un orador principal transmite un señal de audio y vídeo que los demás usuarios pueden ver y escuchar. Sin embargo, solo este orador principal puede establecer comunicación directa, los demás participantes no podrán enviar ni audio ni vídeo, el ‘feedback’ estará limitado al uso de comentarios en formato texto. Los directos de YouTube son un claro ejemplo de este tipo de videoconferencias.

Seguridad de las videoconferencias

El aumento del número de aplicaciones destinadas a la comunicación telemática y su uso cada vez más extendido han dado pie también a la existencia de un mayor número de riesgos y amenazas. Establecer una conexión segura que respete los principios de la seguridad informática es muy importante para tener protegida la información de nuestra empresa durante la realización de videoconferencias.
Algunas recomendaciones generales de obligatorio cumplimiento para la estrategia de seguridad en nuestras relaciones telemáticas serían:

  • Establecer una contraseña u otro medio de autentificación para facilitar el acceso a la reunión.
  • No difundir la realización de dicha reunión de forma pública y a través de las redes sociales.
  • Controlar el acceso a las videollamadas y evitar posibles saturaciones mediante la creación de salas de espera.
  • Desactivar la posibilidad de transferencia de archivos salvo que se estrictamente necesario y con la gestión de permisos adecuada.
  • Utilizar siempre software actualizado y bien configurado.

En ITILCOM somos especialistas en ofrecer servicios de tecnología para empresas. Si quieres saber más sobre cómo crear una oficina virtual para tu empresa o negocio y cómo realizar videoconferencias con tus clientes y empleados contacta con nosotros sin compromiso. Estaremos encantados de ayudarte.